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LLEGO, HASTA DONDE LLEGO. UNA BUENA GESTIÓN DEL TIEMPO: MATRIZ DE EISENHOWER

Bienvenidos y bienvenidas al Rincón de la Psicología, un espacio donde todos los miércoles, las psicólogas y psicólogos de PSICARA abordamos temas y curiosidades relacionadas con la Psicología. En el artículo de hoy hablaremos de nuestro gran aliado: el tiempo


Quizás estarás de acuerdo que no siempre acaba siendo un aliado. Nos puede llegar a asfixiar, puede venir acompañado de gran exigencia, de “no llegar a todo” y del “yo no sé qué hago mal”. Y el resultado de esta peligrosa combinación, una vida estresada. Y luego, nos preguntamos por qué estamos tan cansados…


La agenda, gran amiga de los posibles lectores, se convierte en una herramienta para gestionar el tiempo de manera eficiente, planificar y no olvidar. ¡Incluso en formato online! También lo es para nuestro acompañante de hoy, Juan, quien abre la agenda e inicia a primera hora del día una nueva tarea y, sin darse cuenta, le han llegado 35 mensajes en el grupo de WhatsApp de la familia, 5 notificaciones de nuevos correos y 2 llamadas de teléfono haciendo referencia a las 10 tareas restantes. Y Juan, sin lugar a dudas, siente que su productividad baja y se plantea qué ha hecho durante la mañana, ya que no ha terminado nada, pero tampoco ha parado. 


Y no es exactamente que su productividad baje, sino que él siente que su productividad baja debido a que está apagando varios fuegos al mismo tiempo y no ha cumplido con el objetivo principal. Entonces, Juan, se plantea si habrá planificado mal la mañana, si sabe o no priorizar, el por qué tiene interrupciones constantes, si todo tiene que hacerlo él, si es que no sabe decir que no, si es procrastinación, y un sin fin de pensamientos relacionados. En este cóctel, aparece la pregunta clave: ¿todo lo que tiene que hacer es urgente e importante? 

 

De hecho, en torno a estas dos palabras va a girar el resto del texto. Es preciso aprender a distinguir lo importante y lo urgente, de lo que no lo es y poder priorizar y ser más eficaz. Y sobre las variables importante y urgente se sustenta la Matriz de Eisenhower, una herramienta en forma de tabla cruzada, tal y cómo aparece en la imagen, que puede ser de utilidad para organizar nuestras tareas diarias.





Dicha matriz nos explica que las cosas urgentes son aquellas que requieren atención inmediata, mientras que las importantes son acciones que a largo plazo son relevantes para la vida y causan un impacto en ella. Las importantes, a pesar de que su atención es primordial, pueden no ser urgentes, y por tanto, a veces, se pasan por alto. ¿Es importante esta tarea a largo plazo? ¿Es necesario realizarla ahora? Si no lo hiciera, ¿qué pasaría? 


Seguimos con el ejemplo de Juan. Imagina que tiene que terminar la memoria de un proyecto laboral y entregarla lo antes posible, llamar a un repartidor de su empresa para actualizar la información, y además, su hijo juega el último partido de vóley de la temporada esa misma tarde. ¡Vamos a la Matriz de Eisenhower! 


El cuadrante de importante y urgente implica lo que hay que hacer. Es decir, la tarea debe realizarse lo antes posible y tiene que hacerla la persona. Para Juan es importante ser un padre presente, entonces decide dedicar la tarde a asistir al partido de vóley, ya que su hijo espera que esté y el evento no se va a repetir. A largo plazo, no asistir al evento puede generar culpa. 


El cuadrante importante y no urgente implica planificar. Este espacio se asigna a aquello que debe cumplirse, tiene que hacerlo la persona pero no tiene una fecha inmediata. Así Juan decide reservar la mañana del viernes para terminar el proyecto. 


El cuadrante de no importante y urgente implica lo que hay que delegar. Puede parecer contradictorio: la tarea no es importante, pero repercute en el funcionamiento general, además, no es necesario que lo solucione él mismo. Por lo que la llamada al repartidor puede delegarla en un compañero de trabajo. 


El cuadrante de no importante y no urgente implica suprimir. Estas son las tareas que nos distraen, como contestar el WhatsApp mientras redactas la memoria o tardar tiempo en elegir el color de la portada del proyecto. Son aspectos poco fundamentales que pueden eliminarse o dedicarles un tiempo mínimo.


La Matriz de Eisenhower también puede usarse en momentos de “crisis”, donde entramos en el bucle de querer hacer mucho en poco tiempo. Imagina que después del partido, acuden unos amigos a cenar: Juan tiene que preparar la cena, recoger el piso, hacer la compra y planchar. ¿Qué es lo realmente importante? Seguramente podrá priorizar la comida, suprimir la plancha y seleccionar solo la parte visible del piso para recogerla. Hacer esta diferenciación nos ayuda a reducir el malestar emocional y poder sentir que avanzamos. Cuando Juan pueda diferenciar lo urgente y lo importante, utilizando el cuadrante, es necesario que elimine los ladrones de tiempo y, sobre todo, aprenda a hacer previsiones realistas de tiempo. Una llamada no son solo 5 minutos, suele conllevar más tiempo.  


A veces, Juan no llega a todo, y es posible que no tenga que llegar, no puede ser productivo las 24 horas del día. El objetivo es más sencillo cuando se pone con ellas, las organiza y planifica y está centrado en lo que se está realizando, evitando los distractores, para así compatibilizarlo con el tiempo libre, donde se relaja y aparca los problemas y las preocupaciones. Es relevante recordar que llego cuando llego, porque primero van las cosas importantes. Y tú, ¿eres capaz de poner en práctica la matriz de Eisenhower?


Noelia Ferrer Ber, psicóloga sanitaria de PSICARA



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